(趣旨)

第1条　本町における文書の取り扱いについては、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条　この規程で「主管課」とは、川崎町課設置条例(平成3年条例第104号)で規定する課をいう。

(文書取り扱いの原則)

第3条　文書の取り扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(主管課長の責務)

第4条　主管課長は、つねにその課における文書の取り扱いについて包括的責任を負うものとし、文書取り扱いの原則に従って処理されるよう職員を指導監督しなければならない。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、本町における文書事務を総括する。

(文書管理責任者及び担当者)

第6条　主管課に文書管理責任者及び担当者を置く。

(電子文書取扱主任の職務)

第6条の2　電子文書取扱主任は、総務課長の指示に基づき、次の各号に掲げる事務を処理する。

(文書の収受及び配布)

第7条　到着文書は、すべて総務課庶務係で収受する。

(直接受領の文書)

第8条　諸証明の申請等窓口事務に係る文書及び直接主管課に持参された文書は、前条第1項の規定にかかわらず当該主管課の文書管理責任者又は担当者が受領する。

(文書の処理)

第9条　文書管理責任者又は担当者は、受領した文書を次に定める方法により処理しなければならない。

(週休日、休日及び時間外に到着した文書の収受及び配布)

第10条　週休日、休日及び時間外に到着した文書の収受は、宿日直者が収受、保管し勤務日にすみやかに総務課長へ引き継がなければならない。ただし、到着した文書のうち、収受すべきでないものについては、総務課庶務係において、返送、その他必要な措置をとらなければならない。

(起案)

第11条　起案は、起案用紙(様式第6号)及び起案2号用紙(様式第7号)を用いて行わなければならない。ただし、2枚目以降に使用する用紙については、起案2号用紙に代えて当該文書の保存に耐える他の用紙を用いることができる。

(文書整理カード等への記入)

第12条　受領した文書に基づかないで起案し又は回覧する場合には文書管理責任者又は担当者は、文書整理カード及び情報目録カードに必要な事項を記入したのち決裁又は回覧しなければならない。

(文書の左横書き)

第13条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書書式)

第14条　文書の書式は、別記のとおりとする。

(文書の書き表し方)

第15条　文書は、国が定める常用漢字表、現代かなづかい及び送り仮名の付け方により、平易かつ簡明に書かなければならない。

(文書の記号及び番号)

第16条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。

(事務を所掌する課係の表示)

第17条　町の機関以外の者に対して発する文書には、主管課係の名称を当該文書の発信者の下に括弧書きで表示するものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の発信者名)

第18条　外部に発する文書の発信者には、原則として「川崎町長」と表示しなければならない。

(回議)

第19条　起案文書は、事務担当者から決定権者まで順に回議するものとする。

(起案文書の持ち回り)

第20条　起案文書又は回覧文書のうち、秘密文書又は重要文書については、起案者その他内容を説明できる職員が持ち回って回議をしなければならない。

(起案文書の修正又は廃案)

第21条　起案文書の内容の重要な部分について修正したいときは、修正者は原文を読みうる程度に残し、修正箇所に押印しなければならない。

(代決及び後閲)

第22条　代決したときは、代決者として押印した印影又は署名した箇所の上部に「代」と記載するものとする。

(決裁年月日)

第23条　起案者は、起案文書が決裁されたときは、当該文書、文書整理カード及び情報目録カードに決裁年月日を記入しなければならない。

(議案等の合議)

第24条　町議会に提出する議案に係る文書は、総務課長に合議しなければならない。

(文書の浄書)

第25条　決裁を受けた文書(以下「決裁文書」という。)で、浄書を必要とする文書は、主管課において浄書しなければならない。

(公印及び契印)

第26条　公印を使用する場合は、決裁文書と押印を必要とする文書を公印取扱責任者に提示して、照査を受けたのち使用しなければならない。この場合において、当該文書が行政処分に関する文書その他特に重要な文書であるときは、契印で決裁文書と割印しなければならない。

(文書の発送)

第27条　決裁文書で発送を要する文書は、総務課庶務係に送付しなければならない。この場合、発信文書の件名等必要な事項の文書整理カードへの記入は朱書するものとする。

(文書の処理の促進)

第28条　主管課長は、月末に文書整理カード及び情報目録カードを点検して文書の処理状況を把握するとともに、担当者に対して文書の処理の促進を指示しなければならない。

(文書の整理)

第29条　文書は、常に整然と分類整理し、必要なときにすぐ取り出せるように保管し、保存しなければならない。

(完結文書ファイルの作成及び文書分類表)

第30条　文書管理責任者又は担当者は、文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を分類、保管、保存するため、完結文書ファイルを作成しなければならない。

(情報目録の作成)

第31条　情報目録は情報目録カードを分類番号及び月ごとに整理したものをいう。

(主管課における文書の保管)

第32条　保存期限が3年以上の文書(次項第2号及び第3号に掲げる文書を除く。)は、主管課において1年保管するものとする。

(未完結文書の整理及び保管)

第33条　文書上の事務処理が完結していない文書(以下「未完結文書」という。)は、事務担当者名を記入した未完結文書ファイル(以下「未決文書ファイル」という。)に入れて整理し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、未決文書ファイルに入れて整理することが適当でない未完結文書については、他の適当な方法で整理しなければならない。

(文書の保存期限)

第34条　文書の保存期限は、永年、10年、5年、3年、1年及び年度末廃棄とする。

(保存期限の設定)

第35条　主管課長は、文書分類表の保存期限の基準表を例として法令の定め、文書の効力、利用度、重要度、資料価値等を考慮して文書の保存年限を定めるものとする。

(文書の保存期限の起算)

第36条　文書の保存期限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(完結文書の引継ぎ)

第37条　主管課長は、完結文書(第32条に規定する文書を除く。)を毎会計年度7月末日までに、総務課長に引継がなければならない。

(完結文書の引継ぎの方法)

第38条　文書は、保存期限ごと分類番号順にまとめなければならない。

(書庫への収蔵)

第39条　総務課長は、前条の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは、整理の適否を審査し、適当と認めたものについて、当該文書の保存期限が満了するまで書庫に収蔵し、適切に整理保存しなければならない。

(文書の庁外持出しの禁止)

第40条　職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、主管課長及び総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(保存文書の利用)

第41条　職員が保存文書を利用しようとするときは、文書利用票(様式第10号)に記入し、総務課長の許可を得なければならない。

(保管文書の廃棄)

第42条　主管課長は、保管文書の保存期限が経過したときは、廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第43条　総務課長は、保存文書の保存期限が満了しようとするときは、あらかじめ、廃棄予定保存カード一覧(様式第11号)を作成し、主管課長に通知しなければならない。

(歴史的公文書の移管等)

第43条の2　総務課長は、保存期限が経過した文書のうち、歴史的又は文化的に価値を有すると認められるものについて、主管課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管することができる。

(事務引継書)

第44条　職員が、異動(退職、休職を含む。)し、又は事務分掌に変更のあった場合は、7日以内に事務引継書(様式第12号)を作成のうえ、後任者又は上司の指名する者に担当事務を引継がなければならない。

(出張の復命)

第45条　職員が出張したときは、すみやかに、出張復命書を出張命令権者に提出しなければならない。ただし、主管課長が口頭による復命を認めた場合は、この限りでない。

(電子文書交換システムにより電子署名が付与されないで交換される文書並びに電子メールによる通知等の取扱い)

第46条　受信した電子文書交換システムにより電子署名は付与されないで交換される文書並びに電子メールは、収受文書とみなして第2章から前章までの規定に準じて処理するものとする。