○住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程実施要領

平成26年8月25日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この訓令は、住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程(平成26年8月訓令第2号)の実施について、必要な事項を定めるものとする。

(本人確認情報を取り扱う際の留意事項)

第2条 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる者を指定するものとし、その指定を受けた者は本人確認情報を取り扱うに際して、次の事項に留意しなければならない。

(1) 本人確認情報を画面表示する場合

 業務上必要のない本人確認情報を表示しないこと。

 長時間にわたり本人確認情報を表示したままの状態にしないこと。

 住民基本台帳ネットワークシステムの業務端末に係るディスプレイが、窓口に来庁している住民から見えない位置に置くこと。

 画面のハードコピーは、必要以上に取らないこと。また、必要以外に画像データとして保管することを禁止し、紙媒体に出力してはならないこと。

(2) 本人確認情報の整合性を確保する場合

 本人確認情報の入力、削除及び訂正を行う際には、整合性を確保するため、入力、削除及び訂正を行った者以外の者が確認する等、必ず入力、削除及び訂正した内容を確認すること。

 入力、削除及び訂正作業に用いた帳票等は、適切に保管すること。

 本人確認情報に誤りがあった際に訂正を行う場合には、本人確認情報管理責任者の許可を得て行うこと。また、訂正した内容等については、その記録を適正な期間保管すること。

(3) 本人確認情報を検索・抽出する場合

 業務上必要のない検索・抽出は行わないこと。

 業務上の検索・抽出を行う場合には、事前に検索・抽出要件を明確にすること。

(4) 本人確認情報を磁気ディスクに保存する場合

 住民記録システムとの整合性の確保のため、磁気ディスクに本人確認情報を保存する場合は、本人確認情報管理責任者の許可を得て行うこと。また、保存をしたことの記録を残し、適正な期間保管を行う。

(帳票の取り扱い)

第3条 本人確認情報が記載されたサーバに係る帳票は、別表に掲げるとおりとし、これらの帳票を取り扱うに際して、次の事項に留意しなければならない。

(1) 帳票を出力する場合

本人確認情報管理責任者は、出力した帳票について、次の事項を記録すること。

 出力帳票の種類

 出力年月日

 使用目的

 申請者

 枚数(数量)等

(2) 帳票を保管する場合

帳票の保管については、保管する数量、内訳等を記入し、施錠できる書庫等に保管し、紛失及び盗難を防止するための措置を講じること。

(3) 帳票を廃棄する場合

 廃棄方法は、焼却、溶解や用紙を細かく裁断すること等によって、記述内容を判読することができないようにすること。

 保管していた帳票は、保管期間終了時には、その廃棄すべき帳票の内容及び数量を記録し、廃棄時に確認を行うこと。

 廃棄することを決定した帳票は、速やかに廃棄処分を行うこと。

(個人番号カードの管理)

第4条 委託した個人番号カードが、地方公共団体情報システム機構より送付された後、当該申請者に交付するまでの間、施錠のできる書庫等に保管管理することとする。ただし、個人番号カードの返納を受けた場合、当該個人番号カードの半導体集積回路の裁断等の措置を講じた上で、物理的に廃棄しなければならない。

(平成27年12月17日・一部改正)

(情報資産管理責任者の業務)

第5条 情報資産管理責任者は、次に掲げる業務を行う。

(1) 導入、移設、廃棄等移管処理手順の作成 情報資産の導入、移設、廃棄等移管処理を行う場合の手順を作成し、処理を行うこと。

(2) 情報資産管理簿の作成 情報資産管理簿(別記様式)を作成し、変更履歴を記録すること。

(3) 適正管理のための検査

2 情報資産管理責任者は、不要な機器等の持ち込みがなされないような措置を講じるとともに、情報資産が適正に管理されているかどうかを確認するための方策を講じなければならない。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年12月17日)

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

別表(第3条関係)

(平成27年12月17日・全改)

管理対象帳票一覧

項番

帳票名称

1

広域交付住民票

2

転出証明確認書

3

転入通知確認書

4

住民票コード通知票

5

住民票コード変更通知票

6

住民票の写しの広域交付・特例転入出処理件数一覧表

7

住民票コード要求・付番処理件数一覧表

8

本人確認情報更新処理件数一覧表

9

本人確認情報整合結果リスト

10

本人確認情報リスト

11

住民票の写しの広域交付・特例転入出処理件数年合計一覧表

12

住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表

13

本人確認情報更新処理件数年合計一覧表

14

個人番号カード交付申請書

画像

住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程実施要領

平成26年8月25日 訓令第3号

(平成28年1月1日施行)